Les étapes d'organisation pour réussir son séminaire d'entreprise

Une chose importante est à retenir : le séminaire d’entreprise est quelque chose d’aussi important pour les employés que pour l’entreprise (du moins chez Klaak !). Les enjeux peuvent sembler différents pour les parties aux premiers abords, cependant un enjeu les unit : la cohésion d’équipe !

Mais comment organiser un séminaire d’entreprise réussi ? Aujourd’hui, Klaak vous livre ses astuces et bonnes pratiques afin de mettre toutes les chances de votre côté.

L’objectif : que votre évènement soit un succès le jour J !

Organiser un séminaire d’entreprise : pourquoi ?

Dès à présent, faisons un focus sur les enjeux et avantages pour chaque partie :

• Pour les employés : se réunir autour d’une activité originale pour changer des habitudes métiers, partager un bon moment avec ses collaborateurs et créer des souvenirs.
• Pour l’entreprise : créer une marque employeur forte ce qui permettra d’attirer de nouveaux profils, faire plaisir à ses collaborateurs pour le travail accompli et les fidéliser sur le long terme.

Le séminaire peut avoir une organisation différente en fonction des entreprises : c’est-à-dire que ces dernières peuvent décider ou non d’intégrer un atelier de travail en plus d’une activité extra-professionnelle. Chez Klaak, nous optons pour un séminaire 100% plaisir collaborateurs, ce qui implique de ne pas aborder de thématique professionnelle durant ce temps particulier. L’objectif est de créer une véritable parenthèse de bien-être. Concernant, les ateliers de travail, nous préférons les aborder lors de nos réunions mensuelles en interne.

Un tel événement nécessite donc une organisation de maître pour éviter au maximum les contretemps et donc des moments d’agacement de la part des équipes ! Je vous propose aujourd’hui, de vous donner quelques tips d’organisation pour chaque étape de l’événement : l’avant, le pendant et l’après-séminaire.

L’avant séminaire : la préparation

Rien de mieux que des petites check-lists pour gérer les avants évènements, je vous en propose ici deux : une concernant les modalités à prévoir en interne et l’autre à propos de la création du séminaire une fois que la date est fixée.

Check-list 1 : Les modalités à fixer au préalable dans une entreprise

• Définir une personne en charge de la gestion des séminaires : la personne peut être directement un responsable OU un employé motivé par le sujet – chez nous c’est à Oli qu’incombe cette tâche !
• Définir en amont le nombre de séminaire annuel : chez nous, ils sont au nombre de 4 (un par saison) se déroulant généralement sur une journée à chaque fois. Parfois, nous partons sur 2 jours, ce qui permet d’étaler les activités et prévoir davantage de choses !
• Définir un budget global pour les séminaires : afin de prévoir en conséquence des activités plus ou moins onéreuses et d’être créatif dans le choix de ces dernières (même si le budget est restreint !)
• Prévoir une date précise des événements : à communiquer 1 mois à 1 mois et demi avant le jour-J afin que tous les membres de l’équipe puissent s’organiser.

Check-list 2 : Étapes de la création d’un séminaire fixé

• Communiquer la date de séminaire : par mail, en créant un événement sur un agenda partagé ou en précisant la date sur un outil de communication interne. En ce qui nous concerne, nous utilisons Slack avec un canal dédié.
• Prévoir le thème et les activités prévues pour la/les journée(s) : afin de prévoir les activités, il est essentiel d’échanger avec ses équipes en amont pour analyser les préférences et les peurs de chacun. Chez Klaak on est des aventuriers et on aime la nouveauté, alors il faut se creuser les méninges pour trouver des activités qui surprendront !
• Prévoir un rétro-planning de la journée : bien intégrer les temps de trajet, les temps de pause (on a tous un monsieur ou une madame pipi dans la team), le temps des repas et le temps des activités. L’objectif est de créer une journée dynamique mais de ne pas non plus faire un contre la montre.
• Communiquer les modalités nécessaires aux équipes : heure de départ, heure de retour, effets personnels nécessaires à avoir en sa possession et pourquoi pas le planning (je dois avouer que chez Klaak on aime faire des surprises donc on préfère ne pas révéler le planning à l’avance, mais sur ce point chacun ses préférences !)

Avec ces deux check-lists courtes et synthétiques, vous aurez l’essentiel pour bien vous organiser en interne et préparer votre prochain évènement.

Pendant le séminaire : dans le feu de l’action !

Une bonne organisation en amont permet de profiter pleinement du moment présent !

Le pendant-séminaire est quand à lui l’occasion de créer des souvenirs, découvrir les vraies personnalités des membres de l’équipe, mais surtout, rire et passer un moment chaleureux tous ensemble !

La personne en charge du séminaire a une double mission : être le gardien du temps (le timekeeper comme on aime le dire chez Klaak) et le pilote de la journée (avoir la roadmap entre les mains). Ainsi, il sera une source de tranquillité pour le reste de l’équipe qui profitera pleinement du moment.

C’est maintenant le moment de vous donner des petites idées d’activités que nous avons pu faire chez Klaak :

• Envie d’un escape game original ? SENSAS ! C’est un escape game sensoriel sur le thème Fort Boyard. Préparez vous à goûter, sentir ou toucher des produits hors du commun ! https://perpignan.sensas.top/
• Vous voulez créer votre propre vin ? Le Château Le Bouïs vous accueille avec un atelier de dégustation des cépages et la création d’un vin à votre goût https://www.chateaulebouis.net/
• Vous envisagez une sortie d’hiver ? Vous ne direz pas non à une session de ski de fond à Pont d’Espagne https://www.cauterets.com/ski-nordique-et-raquettes/

L’après séminaire : la création de souvenir, et vivement le prochain !

Suite à votre séminaire, la dernière mission reste la communication ! C’est le moment où votre responsable marketing et communication prend le relai pour partager les moments passés sur vos différentes plateformes de communication professionnelles (Linkedin, blog de votre site internet, Instagram…)

Pour lui faciliter la tâche, il ne faut pas hésiter à créer et lui fournir les éléments suivants :

• Rassembler les photos/vidéos sur un fichier cloud en interne
• Transmettre son ressenti par des petites phrases sur votre outil de communication interne (très important pour la future rédaction de contenu !)
• Effectuer une interview de l’un de vos collaborateurs

Tous ces éléments qui peuvent souvent être oubliés ou sans importance pour certains, sont essentiels pour agir sur les leviers de politique RH et marque employeur. Les humains sont la clé pour le développement d’une entreprise et il est important de mettre en place des actions pour les fidéliser et attirer de nouveaux talents. Le séminaire est un outil pour actionner ces leviers mais d’autres sont également possibles : évènement sportif régulier en petit groupe, repas d’entreprise, avantages financiers (tickets restaurants, chèques cadeaux), abonnement à la salle de sport, abonnement à du contenu culturel (Welcome Originals)

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