Les étapes d'organisation pour réussir son séminaire d'entreprise

L’avant séminaire : la préparation

Rien de mieux que des petites check-lists pour gérer les avants évènements, je vous en propose ici deux : une concernant les modalités à prévoir en interne et l’autre à propos de la création du séminaire une fois que la date est fixée.

Check-list 1 : Les modalités à fixer au préalable dans une entreprise

• Définir une personne en charge de la gestion des séminaires : la personne peut être directement un responsable OU un employé motivé par le sujet – chez nous c’est à Oli qu’incombe cette tâche !
• Définir en amont le nombre de séminaire annuel : chez nous, ils sont au nombre de 4 (un par saison) se déroulant généralement sur une journée à chaque fois. Parfois, nous partons sur 2 jours, ce qui permet d’étaler les activités et prévoir davantage de choses !
• Définir un budget global pour les séminaires : afin de prévoir en conséquence des activités plus ou moins onéreuses et d’être créatif dans le choix de ces dernières (même si le budget est restreint !)
• Prévoir une date précise des événements : à communiquer 1 mois à 1 mois et demi avant le jour-J afin que tous les membres de l’équipe puissent s’organiser.

Check-list 2 : Étapes de la création d’un séminaire fixé

• Communiquer la date de séminaire : par mail, en créant un événement sur un agenda partagé ou en précisant la date sur un outil de communication interne. En ce qui nous concerne, nous utilisons Slack avec un canal dédié. 
• Prévoir le thème et les activités prévues pour la/les journée(s) : afin de prévoir les activités, il est essentiel d’échanger avec ses équipes en amont pour analyser les préférences et les peurs de chacun. Chez Klaak on est des aventuriers et on aime la nouveauté, alors il faut se creuser les méninges pour trouver des activités qui surprendront !
• Prévoir un rétro-planning de la journée : bien intégrer les temps de trajet, les temps de pause (on a tous un monsieur ou une madame pipi dans la team), le temps des repas et le temps des activités. L’objectif est de créer une journée dynamique mais de ne pas non plus faire un contre la montre.
• Communiquer les modalités nécessaires aux équipes : heure de départ, heure de retour, effets personnels nécessaires à avoir en sa possession et pourquoi pas le planning (je dois avouer que chez Klaak on aime faire des surprises donc on préfère ne pas révéler le planning à l’avance, mais sur ce point chacun ses préférences !)

Avec ces deux check-lists courtes et synthétiques, vous aurez l’essentiel pour bien vous organiser en interne et préparer votre prochain évènement.