Comment guérir sa phobie administrative ?

Comment guérir sa phobie administrative ?

Par Léa - Assistante de direction. 

Et oui, c’est la fin d’année, l’heure du bilan comptable approche, celle de la CFE encore plus.

Je vous vois, les entrepreneurs débordés, les collègues un peu perdus, les potes désintéressés, vous avez tous le même refrain :

“J’aime pas l’administratif, c’est chiant, j’y comprends rien ! Tu peux m’aider Léa s’il te plaîîît ?”

Alors, je ne compte pas vous faire apprécier les démarches administratives, et je ne prétends pas non plus prendre un grand plaisir à remplir ma déclaration d’impôts, mais il s’avère que ces tâches a priori barbantes pour 90% de la population me procurent une certaine satisfaction.

Ce n’est pas ça qui me permet d’élever mon esprit ou d’avoir des réflexions sur le sens de la vie, mais ce que j’aime dans l’administratif, c’est le côté univoque et cadré : il y a une action à effectuer, dans un délai clair. Une fois que c’est fait, ça sort de mon esprit et je me sens satisfaite d’avoir éliminé cette tâche. Un peu simpliste mais pourtant, ça marche.

Du coup, je me suis dit que j’allais vous donner quelques conseils pour ne plus avoir d’urticaire à la réception d’un courrier estampillé “République Française”, gérer ça rapidement et pouvoir investir votre énergie à autre chose qu’à procrastiner sur ces formalités :

1. Assumer 

Ça y est, vous êtes adultes, vous êtes connus de l’URSSAF, des services fiscaux et autres services administratifs en tous genres, et vous avez des comptes à leur rendre. Cela ne sert à rien de laisser vos courriers sur le meuble de l’entrée ou dans la banette “à faire” du bureau : ils ne vont pas disparaître et croyez-moi, ces gens-là savent où vous trouver.

2. Lire

Oui, je sais, c’est moins excitant qu’un tweet, un article de Sofoot ou un roman de Kundera mais il faut lire ces courriers. Généralement, c’est concis, et les mots qui peuvent sembler déroutants sont au final assez évidents. Quand on croit qu’on ne comprend rien, c’est en général qu’on a mal lu et que la flemme et/ou le désespoir ont pris le dessus (et c’est compréhensible).

3. Chercher du soutien

Je ne prétends pas comprendre tout ce que je reçois, loin de là. Quand je suis bloquée, je me dis qu’il y a bien quelqu’un autour de moi qui sait. Et vous savez quoi, ça marche pour à peu près tout dans la vie. Alors demandez !

(PS : les comptables et les avocats sont sympas)

4. Agir rapidement ou mettre des rappels

Encore une fois, la démarche administrative ne va pas se faire toute seule. Si on sait ce qu’il faut faire, et qu’on a tous les éléments en main, pourquoi attendre ? Autant agir et s’en débarrasser (vous serez très fiers de vous après, juré). Et si on a besoin d’aide ou d’infos complémentaires : on planifie la tâche, non pas pour la vraie deadline mais pour 15j avant, puis une semaine avant (oui, je vous vois les snoozers 👀).

5. Désacraliser l’administratif

Impôts, cotisations, recouvrement, avis amiable, taxes : ces mots font peur, pourtant, on n’a pas fini de les voir. Il ne faut pas hésiter à prendre son courage à deux mains et avouer ses faiblesses auprès des services concernés pour arriver à comprendre ce qu’on nous demande (car il y a des moments où tous les jokers du monde sont impuissants face au formulaire Cerfa X22-37A).

6. Prendre des notes

On récapitule bien scolairement tout ce que l’on a fait pour valider la démarche administrative, cela évitera de se poser les mêmes questions et de vivre les mêmes galères la prochaine fois. 

7. Organiser et stocker

Créez des dossiers où vous enregistrez les documents importants. Ça prend 2 minutes et ça évitera de chercher partout quand vous devrez constituer des dossiers. Ça vaut aussi pour les mots de passe 😊

8. Râler

Oui, c’est ok de râler sur l’UX/UI des sites des pouvoirs publics. C’est même presque obligatoire.

BONUS : Embaucher une assistante de direction

Parce qu’il paraîtrait que ça aide pas mal !

Et vous c’est quoi vos secrets pour venir à bout de toutes ces démarches qui vous rebutent ?

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Sudiste dans l’âme, je suis né à Perpignan avant d’atterrir dans la belle ville rose dès le plus jeune âge. Mais ce n’est pas pour autant que je n’ai pas voyagé à travers le monde.